Microsoft Office 2007 incluye una función para enviar una respuesta automática a los mensajes entrantes. Aunque Microsoft Exchange Server incluye un Asistente para fuera de la oficina, Outlook puede replicar esta característica creando reglas y una plantilla de correo electrónico. Cada vez que recibe un correo electrónico, Outlook responde al remitente con una respuesta automática. Aunque el remitente puede enviar varios correos electrónicos, la regla solo permite una respuesta. Esto evita que los remitentes reciban la misma respuesta varias veces.
Crear una plantilla de respuesta automática
Abra Microsoft Office 2007 y haga clic en el menú "Archivo". Señale con el mouse "Nuevo" y haga clic en "Mensaje de correo".
Haga clic en la pestaña "Opciones" en el grupo Formato. Haga clic en "Texto sin formato".
Escriba el mensaje que desea enviar como respuesta automática en el cuerpo del mensaje.
Haga clic en el "Botón de Microsoft Office" y haga clic en "Guardar como". El botón de Microsoft Office se encuentra en la sección superior izquierda de su mensaje.
Haga clic en "Plantilla de Outlook (* .oft)" en la lista desplegable "Guardar como tipo".
Escribe un nombre de archivo para tu plantilla de mensaje en el cuadro "Nombre de archivo" y luego presiona "Guardar".
Crear una regla de respuesta automática
Haga clic en "Reglas y alertas" en el menú desplegable "Herramientas". Haga clic en "Nueva regla".
Haga clic en "Verificar los mensajes cuando lleguen" en "Comenzar desde una regla en blanco". Haga clic en Siguiente."
Seleccione la casilla de verificación "Enviado solo a mí" en "¿Qué condiciones desea comprobar?" y seleccione cualquier otra condición que necesite. Haga clic en Siguiente." Seleccione "Sí" cuando se le pregunte si desea que esta regla se aplique a cada mensaje recibido.
Marca la casilla "Responder usando una plantilla específica" debajo de "¿Qué quieres hacer con el mensaje?"
Busque en "Paso 2: Edite la descripción de la regla" y elija "Una plantilla específica". Haga clic en "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" en el cuadro de diálogo "Buscar en".
Seleccione la plantilla creada para una respuesta automática y haga clic en "Abrir". Haga clic en Siguiente."
Seleccione las excepciones preferidas a la regla y haga clic en "Siguiente".
Escriba un nombre para su nueva regla en "Paso 1: especifique un nombre para esta regla" y haga clic en "Finalizar". Su regla ahora está activada y lista para usar.
Consejos
Microsoft Office Online ofrece plantillas gratuitas de mensajes fuera de la oficina disponibles para descargar.
Para que se envíen las respuestas automáticas, su computadora debe permanecer encendida y Microsoft Office 2007 debe dejarse abierto.
Para desactivar su regla, haga clic en el menú "Herramientas" y haga clic en "Reglas y alertas". Desmarque la casilla de la regla que desea deshabilitar.
