Una de las características menos conocidas de Excel es su capacidad para generar subtotales automáticamente en varios niveles utilizando la función Subtotal de la aplicación. Si mantiene las cifras de ventas en su hoja de trabajo, por ejemplo, puede crear subtotales para las ventas en cada región, además de subtotales anidados desglosados por estado e incluso ciudad. Para implementar subtotales de varios niveles, primero use la función de clasificación avanzada de Excel para reorganizar sus datos en los niveles de agrupación correctos.
Ordene sus datos en niveles
Paso 1
Prepare sus datos para clasificarlos eliminando las filas o columnas vacías. Además, cree una fila de título en la parte superior de sus datos si aún no lo ha hecho.
Paso 2
Seleccione cualquier celda que contenga datos. Si desea aplicar subtotales solo a una parte de la hoja de trabajo, seleccione esas filas en su lugar.
Paso 3
Seleccione la pestaña "Inicio", haga clic en el comando "Ordenar y filtrar" y luego seleccione la opción "Orden personalizado". Excel abre el cuadro de diálogo Ordenar.
Paso 4
Haga clic en el menú desplegable "Ordenar por" y seleccione la columna que desea usar para agrupar sus subtotales de primer nivel. Por ejemplo, si sus datos incluyen cifras de ventas identificadas por región, estado y ciudad, seleccione la columna "Región" para convertir las cifras de ventas regionales en sus subtotales de primer nivel.
Paso 5
Haga clic en el menú desplegable "Luego por" y seleccione la columna que desea usar para sus subtotales de segundo nivel. En el ejemplo anterior, si desea crear un subtotal de segundo nivel para cada estado dentro de una región, seleccione "estado" en la lista desplegable.
Paso 6
Repita el paso anterior para los niveles de subtotales adicionales que desee crear, como los totales de ventas a nivel de ciudad en el ejemplo.
Haga clic en "Aceptar" para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
Crear subtotales de varios niveles
Paso 1
Seleccione cualquier celda que contenga datos. Si desea aplicar subtotales solo a una parte de la hoja de trabajo, seleccione esas filas en su lugar.
Paso 2
Seleccione la pestaña "Datos" y luego haga clic en el comando "Subtotal" en el grupo Esquema. Excel abre el cuadro de diálogo Subtotal.
Paso 3
Haga clic en el menú desplegable debajo de "En cada cambio" y luego seleccione la columna que desea usar para sus subtotales de primer nivel. Seleccione la misma columna que seleccionó para su clasificación de primer nivel. En el ejemplo utilizado anteriormente, seleccionaría "Región" para crear subtotales de primer nivel basados en las ventas regionales.
Paso 4
Marque una o más de las casillas en el panel "Agregar subtotal a" para indicar qué columna contiene sus números. En el ejemplo, puede marcar la casilla junto a "Montos de ventas".
Paso 5
Haga clic en "Aceptar" para crear sus subtotales de primer nivel.
Paso 6
Haga clic en el comando "Subtotal" nuevamente para comenzar a crear su subtotal de segundo nivel.
Paso 7
Haga clic en el menú desplegable debajo de "En cada cambio" y luego seleccione la columna que desea usar para sus subtotales de segundo nivel. En el ejemplo, seleccionaría "Estado".
Paso 8
Marque la misma casilla en el panel "Agregar subtotal a" que marcó anteriormente.
Paso 9
Desmarque la casilla de verificación junto a "Reemplazar subtotales actuales". Borrar esta configuración hace que Excel retenga los niveles de subtotales anteriores y cree un nuevo nivel.
Haga clic en "Aceptar" para crear sus subtotales de segundo nivel. Repita los pasos para cada nivel adicional de subtotales que desee agregar, quitando la marca de verificación junto a "Reemplazar subtotales actuales" cada vez. Puede crear hasta ocho niveles de subtotales.
