Si bien puede parecer una obviedad, en realidad hay algo de arte en organizar una reunión de negocios por correo electrónico. Si planea incluir el almuerzo en su reunión, tendrá que considerar algunas cosas más. La idea básica aquí es no pensar demasiado y desperdiciar un trabajo precioso o tiempo personal con los detalles, pero al mismo tiempo, querrá tener en cuenta las necesidades y motivaciones de la otra persona.
Paso 1
Escriba una información relevante en la línea de asunto del correo electrónico, lo que indica que el correo electrónico es una invitación para almorzar. No uses molestas letras mayúsculas o emoticonos en la línea de asunto, ni en ninguna parte de la comunicación empresarial, para el caso. En su lugar, indique su propósito de manera clara y profesional; por ejemplo, podría simplemente escribir "¿Reunión de almuerzo el miércoles?" o algo similar.
Paso 2
Comience con un saludo cordial y profesional. Si está por su nombre de pila con este contacto comercial, está bien que se dirija a la persona por su nombre en el saludo, como "Estimado Scott" o simplemente "Scott:". Si no conoce muy bien a la persona, use el apellido y "Sr." o "Sra."
Paso 3
Diga que le gustaría conocer a la persona para una cita para almorzar, luego diga por qué quiere reunirse.
Paso 4
Proporcione algunas opciones para la fecha y la hora, según su conocimiento del horario de la persona. Si va a reunirse con el dueño de un restaurante cuyo restaurante ofrece una oferta especial los viernes, por ejemplo, no le pida que se reúna un viernes. Dígale a la persona los días y las horas en que está disponible, ofreciéndole algunos días u horarios para elegir. También puede dejar la fecha y la hora a discreción de la otra persona, pero hacerlo puede significar más correos electrónicos de ida y vuelta para decidir realmente una fecha conveniente para ambas partes.
Paso 5
Sugiera algunos restaurantes que considere apropiados para el tipo de reunión que va a tener. Por ejemplo, si tiene detalles serios e íntimos para discutir sobre el negocio de la persona, probablemente sea una mala idea sugerir una reunión en el bar local donde todos sus amigos se reúnen regularmente. De la misma manera que sugirió varias fechas y horas, sugiera algunos lugares para que la otra persona tenga la oportunidad de elegir.
Paso 6
Hágale saber al destinatario sus próximos pasos, así como cualquier detalle que desee saber sobre su seguimiento. Si tiene que recibir una respuesta dentro de un cierto período de tiempo para poder mantener su horario libre, dígaselo de manera cortés. Si va a estar fuera de la ciudad durante unos días después del correo electrónico, avísele que se comunicará con él cuando regrese.
Cierre la sesión de una manera cordial, como "Atentamente" o "Saludos". Si sus correos electrónicos no tienen una línea de firma automática adjunta que proporcione sus datos de contacto, asegúrese de proporcionar su número de teléfono y cualquier otra información de contacto importante en la parte inferior del correo electrónico.
