Según Google, los recordatorios de eventos configurados en Outlook o en el calendario de Google deben sincronizarse entre ambos servicios. Una vez que haya sincronizado su Calendario de Google con Outlook, puede modificar el recordatorio del evento en cualquiera de los servicios. Puede sincronizar cualquier calendario de Google que posea con Outlook, pero para mantener una sincronización, el calendario debe estar almacenado en la carpeta "Calendario" de Outlook.
Sincronizar Google Calendar
Google abandonó la compatibilidad con Google Sync para todos los usuarios a finales de 2012; los únicos usuarios de Google que pueden utilizar Google Sync con Outlook son los usuarios de pago de Google Apps. Estos usuarios incluyen Google Apps for Business, for Education y for Government. Si es usuario de Google Apps, puede sincronizar su Calendario de Google con Outlook mediante la herramienta "Sincronizar con Microsoft Outlook" que ofrece Google. Según el Soporte de Google, puede optar por utilizar herramientas de terceros para sincronizar su Calendario de Google con Outlook, con la exención de responsabilidad de que Google no ofrece soporte ni responsabilidad por estos productos.
Establecer recordatorios de eventos
Para configurar el recordatorio del evento en Outlook, abra el calendario en Outlook y seleccione el evento que desea modificar. En la pestaña "Cita", seleccione el cuadro desplegable junto a "Recordatorio" y seleccione cuándo desea recibir la alerta. Si está modificando el calendario en Google Calendar, haga clic en el evento que desea modificar y seleccione "Editar evento". Junto a "Recordatorios", seleccione el estilo de recordatorio y cuándo desea verlo. El valor predeterminado es "Ventana emergente", pero también puede optar por recibir un recordatorio por correo electrónico.
Tipos de alertas
El valor predeterminado de las alertas emergentes funciona tanto con Google como con Outlook: crea una pequeña ventana emergente que le recuerda sus eventos a la hora elegida. De hecho, estos son el único tipo de alertas que puede configurar con Outlook. Si configura Google Calendar para que le envíe una alerta por correo electrónico, el mensaje se envía a la dirección de correo electrónico asociada con su cuenta de Google. Si desea recibir estas alertas en Outlook, debe configurar Outlook para que administre su dirección de correo electrónico.
Tareas en Outlook
Tanto Google Calendar como Outlook ofrecen un sistema de administración de tareas, aunque la versión de Outlook ofrece muchas más opciones. Cuando configuras una tarea en Google, la fecha de vencimiento, el asunto y las notas se sincronizan con la sección "Mis tareas" de Outlook. Puede marcar tareas como completadas, eliminar tareas y agregar nuevas tareas en cualquiera de los servicios. Sin embargo, Google Calendar no es compatible con el sistema de subtareas de Outlook. Tampoco puede sincronizar categorías, actualizaciones de progreso, tareas recurrentes o recordatorios de tareas con sus Tareas de Google. Sin embargo, aún puede usar esas funciones en las tareas de Outlook sin romper el sistema de tareas de Google.
