Microsoft Outlook le permite crear grupos de contactos, también conocidos como listas de distribución o grupos de correo electrónico. Si envía correos electrónicos de forma rutinaria al mismo grupo de personas, configurarlos como un Grupo de contacto le permite ahorrar tiempo al enviar el correo electrónico al grupo en lugar de ingresar todas las direcciones. También puede crear un grupo de contactos que contenga otros grupos de contactos. En la mayoría de los casos, no hay límite para la cantidad de direcciones de correo electrónico que puede tener en un grupo de contacto.
Versiones anteriores de Outlook
Outlook 2010 y versiones posteriores no tienen límite en la cantidad de direcciones que puede incluir en un grupo de contactos. En versiones anteriores, la cantidad máxima de direcciones que puede incluir en un grupo de contactos depende de la cantidad de información almacenada para cada contacto. Los límites típicos son entre 50 y 70 contactos, pero pueden ser tan bajos como 25. Un grupo de contacto puede dejar de funcionar si incluye información de contacto adicional para los miembros, en cuyo caso puede dividir el grupo en dos grupos de contacto.
Exchange y otros servidores de correo
Aunque el número de direcciones en un grupo de contactos es ilimitado, el servidor de correo puede tener límites. En un entorno corporativo, el servidor de Microsoft Exchange puede tener tamaños máximos para grupos de contactos. En entornos domésticos y de pequeñas empresas, su proveedor de servicios de Internet puede bloquear correos electrónicos que contengan más de un número específico de direcciones. Además, los correos electrónicos que contienen una gran cantidad de direcciones pueden ser marcados o bloqueados como spam por el proveedor de correo electrónico o el software cliente de los destinatarios.
Privacidad y legibilidad
Cuando envía un correo electrónico a un grupo de contactos, Outlook reemplaza el nombre del grupo con las direcciones de correo electrónico de todos los miembros del grupo, para que todos los destinatarios vean la dirección de correo electrónico de todos. Esto puede ocupar mucho espacio en la parte superior del correo electrónico y también plantea problemas de privacidad. Si el grupo es, por ejemplo, un club de juego y todos los miembros se conocen, está bien; pero si los miembros del grupo no se conocen, enviar a todos en el grupo la dirección de correo electrónico de todos los demás en el grupo podría ser una violación grave e incluso ilegal de la privacidad. Para evitar esto, use el campo BCC, no el campo TO, cuando envíe a un grupo de contactos.
Grupo de contacto frente a lista de correo
Un grupo de contactos es una forma conveniente para que una persona envíe correos electrónicos de forma rutinaria a un grupo o grupos de personas. Sin embargo, si un grupo grande de personas necesita enviarse correos electrónicos entre sí, y particularmente si se desea privacidad, una lista de discusión de suscriptores o un programa de listas de correo es una mejor manera de hacerlo, ya que estos son programas basados en la Web que permiten a cualquier miembro para enviar un correo electrónico a un grupo, utilizando una única dirección de correo electrónico.
