Es innegable que el correo electrónico tiene una gran importancia en la comunicación empresarial moderna. Todos los días, se envían millones de correos electrónicos de empresas a clientes y proveedores, de empleados a sus gerentes y de un compañero de trabajo a otro. Hay varias razones para la preponderancia del correo electrónico en comparación con otros métodos de comunicación.
Inmediación
El correo electrónico se envía y recibe casi instantáneamente, ya sea que el destinatario se encuentre a unas pocas puertas o a miles de kilómetros de distancia. Debido a esto, el uso del correo electrónico agiliza la comunicación interna y externa, lo que hace que sea más rápido y más fácil transmitir y difundir información importante y permite actualizaciones de estado casi en tiempo real. A su vez, el flujo continuo de información relevante hace que tanto los empleados como los ejecutivos sean más eficientes y productivos, permitiendo respuestas rápidas a cualquier problema que pueda surgir.
Mantenimiento de registros
Los mensajes de correo electrónico permanecen en la bandeja de entrada del usuario a menos que se eliminen deliberadamente, y tanto el software de correo electrónico independiente como los servicios de correo web ofrecen una función de búsqueda y filtros que hacen que rastrear un mensaje específico solo tome unos segundos. Esto crea un rastro de papel virtual que es mucho más eficiente que los documentos impresos archivados en un cajón, lo que hace que sea extremadamente fácil extraer información importante de la comunicación por correo electrónico.
Bajos costos
El correo electrónico es una de las formas más económicas que puede utilizar una empresa para comunicarse, tanto interna como externamente. Las pequeñas empresas pueden simplemente registrarse para recibir correo electrónico gratuito con proveedores como Gmail, Yahoo o Hotmail; Incluso para las empresas más grandes, el costo general de mantener un servidor de correo electrónico dedicado es relativamente bajo. La diferencia de costos es especialmente sorprendente cuando se considera la comunicación de masas. Por ejemplo, el costo de imprimir y entregar un conjunto de volantes o cartas de marketing es muchas veces mayor que el requerido para enviar la información por correo electrónico.
Márketing
El correo electrónico permite a las empresas difundir información sobre sus productos y servicios de manera eficiente y eficaz, tanto a los clientes actuales como a los potenciales. Por ejemplo, una empresa de ropa podría crear una lista de correo electrónico a la que cualquiera pueda suscribirse y luego enviar correos electrónicos semanales a todos los que estén en la lista detallando las nuevas incorporaciones al catálogo. Del mismo modo, una empresa especializada en software empresarial podría ponerse en contacto con otras empresas directamente por correo electrónico para preguntar si pueden encontrar útiles sus servicios.
