El software de contabilidad está diseñado para automatizar gran parte del proceso de contabilidad. El propósito es hacer la contabilidad más fácil, rápida y precisa. Si bien el software cumple su propósito, existen desventajas al depender únicamente de la tecnología para sus necesidades contables. Por eso es importante comprender los fundamentos de la contabilidad, así como también cómo utilizar el software de contabilidad.
Costo
Cuando utilice software de contabilidad, debe comprar el software y las licencias adicionales necesarias para otros usuarios y computadoras. Algunos programas requieren la compra de mejoras o actualizaciones para funciones adicionales. También debe asegurarse de que su computadora sea capaz de ejecutar el software. De lo contrario, también deberá actualizar su computadora.
Dependencia de las computadoras
Si su computadora falla o los datos están dañados por un virus, no podrá usar su software de contabilidad hasta que se solucione el problema. Esto también significa que no tendrá acceso a ningún dato ingresado hasta que la computadora esté funcionando nuevamente. Sus datos también pueden estar corruptos, lo que significa que tendrá que volver a ingresar la información a menos que haya hecho una copia de seguridad de sus archivos. Además, si hay un corte de energía, su software no podrá utilizarse a menos que esté en una computadora portátil con batería.
Fraude
Los datos del software de contabilidad requieren niveles adicionales de seguridad para evitar problemas como el fraude y la malversación. El software facilita a los usuarios la alteración de los datos, lo que facilita la realización del fraude. Como resultado, existe una mayor necesidad de que los auditores internos verifiquen cualquier inexactitud en los datos. También se deben tomar medidas de seguridad para limitar la cantidad de control que los usuarios tienen sobre las funciones de cualquier software de contabilidad.
Software adicional
La mayoría del software de contabilidad requiere que tenga software adicional para poder ver los informes. Por ejemplo, algunos programas le permiten exportar datos como un archivo PDF o una hoja de cálculo de Excel. Esto permite a los usuarios sin el programa de contabilidad ver los datos. Sin embargo, el software de visualización puede representar un gasto adicional para el usuario.
Error humano
Si bien es fácil escribir números incorrectamente, es aún más fácil escribir un número incorrectamente. Ingresar datos en el software de contabilidad demasiado rápido puede resultar en errores graves. Con el programa realizando cálculos, puede resultar más difícil rastrear la causa del problema. Las hojas de cálculo, los libros de contabilidad digitales o los libros de contabilidad escritos hacen que el seguimiento sea más sencillo y rápido.
Capacitación
El software de contabilidad requiere que se tome el tiempo para aprender a usarlo. Si bien es posible que sea un contador experimentado, aún tendrá que aprender qué hace cada botón y comando de menú para usar el software de contabilidad de manera efectiva. Esta curva de aprendizaje puede resultar en errores costosos. En algunos casos, puede ser necesaria una formación remunerada para aprender a realizar determinadas tareas. Si no eres un experto en tecnología, el proceso podría ser aún más difícil.
Hora
Muchos contadores descubren que se necesita más tiempo para ingresar datos en un software de contabilidad que para escribirlos o ingresarlos en una hoja de cálculo. Debido a las pantallas paso a paso, el proceso a menudo lleva más tiempo, especialmente para aquellos que no usan el software con frecuencia o que aún son nuevos en el uso del programa. Si el software requiere numerosos pasos para ingresar datos básicos, los requisitos de tiempo pueden superar los beneficios de los cálculos automáticos.
