El correo electrónico, utilizado de forma eficaz, puede ser un método económico y eficaz de comunicación dentro de las empresas. Sin embargo, muchas cosas pueden salir mal en el camino, debido a la naturaleza del correo electrónico. Una política de correo electrónico integral puede ayudar a definir el uso adecuado del correo electrónico, pero incluso dar este paso aún deja espacio para la ineficiencia y las brechas de comunicación.
Falta de comunicación
El correo electrónico, como una forma de comunicación escrita, no viene con las claves no verbales más importantes responsables de gran parte de nuestra comprensión. Como resultado, el sarcasmo, el humor y las emociones fuertes a menudo no son bien recibidos por el lector. A veces funciona al revés, y el lector atribuye emoción a algo que no fue escrito con esa intención. Aquellos que no están familiarizados con el correo electrónico pueden escribir en mayúsculas o usar puntuación excesiva para resaltar algo, sin darse cuenta de que esos elementos conllevan emoción. Esto puede provocar una falta de comunicación que puede dañar innecesariamente las relaciones laborales.
Tiempo perdido
El correo electrónico presenta una oportunidad para distraerse en el trabajo. Los empleados pueden utilizar indebidamente el correo electrónico del trabajo para enviar notas personales o bromas en la oficina. Sin embargo, incluso si el correo electrónico sigue siendo pertinente para el trabajo, puede ser una distracción. Digamos que está trabajando en un proyecto, por ejemplo, y tiene su cliente de correo electrónico abierto en su escritorio, si lee todos los correos electrónicos que llegan y responde a algunos, un proyecto que puede haber tomado dos horas ahora puede demorar cuatro. Aunque revisar el correo electrónico una o dos veces al día puede ser más eficiente y suficiente, muchos sienten que podrían perderse algo importante si no revisan su bandeja de entrada constantemente.
Problemas de desconexión
Una ventaja del correo electrónico es que puede acceder a él fácilmente desde casi cualquier lugar con una conexión a Internet. Para algunas empresas, esto también puede ser un grave inconveniente, que amenaza el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Aquellos empleados que siempre permanecen conectados al trabajo se quemarán más rápidamente que aquellos que se toman un tiempo para sí mismos. Es posible que no pasen tiempo de calidad con sus familiares o amigos y, como resultado, pueden sentirse más estresados y menos satisfechos.
Registro permanente
Aquellos que utilizan el correo electrónico para comunicarse dentro de las empresas deben tener cuidado de mantener la correspondencia civilizada y clara. Con el correo electrónico, es fácil cancelar una respuesta rápida y enojada y enviarla sin pensarlo mucho. Esa respuesta rápida y hostil ahora está registrada; no puedes retractarte. Si los empleados o empleadores lo llevan al siguiente nivel y dicen algo ofensivo o inapropiado, eso podría usarse como motivo de despido o incluso como prueba en su contra en un tribunal. El correo electrónico agrega una capa de desconexión, lo que les da a las personas el valor de decir cosas que tal vez no digan en persona o por teléfono.
