La computadora personal ha cambiado para siempre la forma en que las personas hacen negocios: para cada tarea importante de la empresa, existe una solución de software adecuada. Si todavía está haciendo la contabilidad de su empresa a mano, considere las grandes diferencias entre eso y el uso de software de contabilidad dedicado. La digitalización tiene grandes beneficios, pero estos beneficios conllevan ciertos riesgos. Todo depende de lo que funcione mejor para usted y su empresa.
Exactitud y consistencia
El software de contabilidad utiliza cálculos automatizados para garantizar que sus matemáticas siempre sean correctas. Además, la contabilidad computarizada crea coherencia en sus informes a través de formatos de archivo estandarizados y flujos de trabajo establecidos. Sin embargo, el software de contabilidad es tan inteligente como el usuario, y el cambio a la contabilidad digital no garantiza necesariamente la eliminación de errores. Sin embargo, la contabilidad computarizada, cuando se ejecuta correctamente, es más precisa que la contabilidad manual.
Velocidad de entrada
Una vez que haya implementado una solución computarizada para su negocio, el tiempo que dedica a trabajar en tareas contables debería disminuir considerablemente. Ingresar datos a través de un teclado y dejar que la computadora haga el trabajo es más rápido que escribir cosas y calcular las matemáticas con una calculadora, y el software de contabilidad viene con una variedad de plantillas integradas diseñadas para simplificar el proceso. Además, se puede acceder instantáneamente a los datos ingresados a través de la contabilidad computarizada, lo que significa que siempre tendrá los números más recientes disponibles. La desventaja es que llevará algún tiempo adaptarse al uso del nuevo software, lo que mitiga el tiempo inicial ahorrado.
Seguridad y protección
Si bien puede proteger con contraseña sus datos contables y almacenarlos en su computadora de trabajo, la contabilidad manual es menos segura porque los documentos escritos se acumulan con el tiempo y requieren soluciones de almacenamiento cada vez más grandes. Además, puede realizar fácilmente una copia de seguridad de los datos de contabilidad digital en una unidad externa, mientras que debe copiar los datos de contabilidad de forma manual. Perder sus datos de contabilidad digital es menos dramático que perder los documentos originales, ya que puede recuperar sus copias de seguridad con un mínimo de problemas. Sin embargo, el hardware de la computadora es más frágil que los documentos reales, por lo que debe tomar medidas para proteger sus datos en caso de un problema de hardware.
Facilidad de distribución
En la contabilidad manual, crea y distribuye facturas, facturas y otros registros a mano. Con la contabilidad digital, puede crear el mismo conjunto de documentos en mucho menos tiempo e imprimir tantas copias como necesite. Luego, puede enviar documentos digitales por correo electrónico, lo que le permite limitar la cantidad de medios físicos que su empresa realmente tiene que usar. Con el software de contabilidad computarizado, es fácil imprimir, copiar y enviar cualquier documento que necesite su empresa. Sin embargo, esto también facilita que una parte infame intercepte sus datos.
