Microsoft Office guarda automáticamente metadatos ocultos e información personal en todos los documentos que cree utilizando el programa Microsoft Office. En esta publicación, aprenderá cómo eliminar la información oculta y los metadatos de los documentos de Microsoft Office, para evitar que alguien haga uso de esta información.
Información oculta adjunta a archivos de Office.
Microsoft Office guarda de manera predeterminada la siguiente información cada vez que crea y guarda un archivo en un documento de Office.
1. Nombre del autor, nombre de la empresa, nombre de la persona que recientemente guardó el documento. Otra información de identificación personal (PII), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, hojas de ruta y nombres de plantillas.
2. Los documentos compartidos o colaborados pueden contener marcas de revisión, comentarios, anotaciones en tinta, nombres de personas que trabajaron en el documento, comentarios de los revisores y los cambios realizados en el documento.
3. Fecha de creación del documento, fecha de modificación del documento, revisiones del documento, versiones del documento.
4. El nombre de su computadora, el nombre del servidor de red o disco duro donde se guarda el documento.
5. Texto oculto o celdas que quizás no conozcas.
Consecuencias de los datos ocultos en los archivos de Office
Además de transmitir información confidencial, los datos ocultos adjuntos a sus archivos también pueden crear malentendidos en caso de que haya inconsistencias entre lo que informa en persona sobre el trabajo y lo que el documento termina transmitiendo a través de su información oculta y metadatos adjuntos.
Por ejemplo, puede informar al cliente que su empresa pasó 120 horas hombre para crear el documento. Mientras que alguien del lado del cliente puede acceder a los datos ocultos adjuntos a su documento y concluir que el documento fue creado por otra compañía y alguien en su compañía apenas pasó una hora mirando el documento.
Si bien es bastante común en los negocios subarrendar el trabajo, es posible que no desee revelar esta información a sus clientes.
Otras situaciones en las que los datos ocultos pueden causar problemas
En otras situaciones, existen problemas de privacidad con la forma en que Microsoft Office adjunta metadatos e información personal a los documentos.
1. Puede registrar una queja anónima solo para descubrir que se puede acceder a su nombre y detalles a través de metadatos ocultos.
2. Puede publicar un documento en un sitio web, con la esperanza de permanecer en el anonimato. Sin embargo, desconocido para usted, el documento tenía suficiente información sobre usted en los metadatos ocultos de los archivos.
3. Puede haber encabezados de documentos, pies de página, marcas de agua y texto oculto vinculado a sus documentos. Estos pueden transmitir información confidencial, secretos comerciales y otra información sobre la que no quiera estar abierto.
4. Usted u otras personas que trabajaron en la creación de un documento pueden haber hecho ciertos comentarios / observaciones que pueden no ser apropiados para ser enviados a un cliente. Estos pueden adjuntarse a su documento y pueden no ser obvios cuando solo ve el documento.
Por lo tanto, tiene mucho sentido verificar y borrar los metadatos ocultos de un documento de Office antes de publicarlo en línea o enviarlo a un cliente.
Eliminar información oculta de documentos de Office
Así es como puede ver y eliminar datos ocultos e información personal de los archivos de Office creados con Microsoft Office 2007, donde los metadatos están más ocultos, en comparación con Office 2010 y 2013.
1. Abra el archivo del que desea eliminar la información oculta.
2. Haga clic en el botón de Office en el menú de la cinta superior (Ver imagen a continuación)
3. Señale Preparar y haga clic en Inspeccionar documento (ver imagen a continuación).
4. Será llevado a la pantalla del Inspector de documentos, con este clic en Inspeccionar.
5. Windows inspeccionará el documento y mostrará los resultados de la inspección para su revisión (ver imagen a continuación).
6. Haga clic en Eliminar todo en la sección Propiedades del documento e información personal para eliminar toda su información personal que Office ha adjuntado a su documento. Puede extender este procedimiento a otras secciones que desee eliminar.
7. En la siguiente pantalla, Windows confirmará la eliminación de las propiedades del documento y la información personal.
Como puede ver en "Nota: algunos cambios no se pueden deshacer", no podrá recuperar la información que eliminará mediante este procedimiento.
Por lo tanto, es posible que desee hacer una copia de seguridad para su uso y referencia antes de borrar la información personal y otros datos del archivo que enviará.
Eliminar datos ocultos de documentos de Office 2010 y 2013
1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Información.
2. Haga clic en Buscar problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento (ver imagen a continuación).
3. Puede dejar todas las opciones seleccionadas, marcadas como están o elegir las secciones para las que desea examinar el documento.
4. Haga clic en Inspeccionar y Office examinará el documento en busca de los metadatos ocultos seleccionados.
5. Revise los resultados de la inspección de documentos en el cuadro de diálogo Inspector de documentos.
6. Haga clic en el botón Eliminar todo junto a los resultados de la inspección para los tipos de datos ocultos que desea eliminar del documento.
Evite que Office adjunte información
Desafortunadamente, realmente no hay forma de modificar la configuración y evitar que Microsoft Office guarde información personal y metadatos en archivos.
Sin embargo, en Office 2013 puede configurar el archivo de Office en el que está trabajando para eliminar automáticamente los metadatos cada vez que se guarda el archivo. De esta forma, puede evitar las posibilidades de no recordar eliminar la información oculta del archivo antes de enviarla al cliente.
1. Haga clic en el menú Archivo.
2. Haga clic en Opciones y seleccione la categoría Centro de confianza.
3. Haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza y seleccione Opciones de privacidad.
4. Active la opción "Eliminar información personal de las propiedades del archivo al guardar".
Nota: A veces puede encontrar "Eliminar información personal ...". opción no disponible para marcar. Si este es el caso, haga clic en el botón Inspector de documentos (vea la imagen de arriba), deje que el Inspector de documentos elimine toda la información oculta adjunta al documento.
A continuación, puede guardar el archivo e intentar acceder a las opciones de privacidad del Centro de confianza una vez más. Esta vez, la opción debería estar disponible y debería poder hacer clic en la casilla de verificación.
Debe tener en cuenta que esta configuración se limita solo al archivo actual y no se aplica a otros archivos que haya creado antes de esta configuración ni a los archivos nuevos que creará con Microsoft Office. No hay forma en Microsoft Office de establecer esta configuración como predeterminada o hacerla aplicable en todo el sistema.
