La era de la información ha influido prácticamente en todas las facetas de la sociedad humana, y ningún área se ha visto más afectada que la comunicación. La comunicación efectiva es una parte vital de la administración en una empresa, y el avance de la tecnología de la información le ha dado a la administración un conjunto de herramientas para maximizar la comunicación efectiva de su organización. Con estas herramientas, la comunicación gerencial ha experimentado un cambio fundamental que redefine la forma en que la gerencia se comunica con empleados y clientes.
Disponibilidad
Con la proliferación de la tecnología de la información (TI), es posible llegar a los empleados, clientes y colegas prácticamente en cualquier momento y en cualquier lugar. Los teléfonos inteligentes, las computadoras portátiles, las tabletas y las computadoras de escritorio tienen la sofisticación suficiente para admitir llamadas de voz, videoconferencias, mensajería instantánea, administración de correo electrónico e incluso comunicaciones a través de redes sociales. Esto significa que incluso cuando los empleados abandonan la oficina, pueden ser contactados a través de uno de sus otros dispositivos y que los problemas se pueden abordar inmediatamente a medida que surgen, en lugar de esperar al siguiente día hábil.
Transmisión de datos
La tecnología de la información también permite medios más eficientes para transmitir datos importantes. Las redes de datos inalámbricas ofrecen un ancho de banda cada vez mayor para la transmisión de datos, lo que permite descargar y cargar archivos importantes desde y hacia el trabajo desde prácticamente cualquier lugar. Si se suma la disponibilidad de software sofisticado para el acceso directo de dispositivos móviles a los recursos de la empresa, las posibilidades de transmisión de datos son bastante amplias. Por ejemplo, la gerencia de una empresa de ingeniería puede enviar planos revisados a un equipo de construcción en una comunidad rural a través de la tableta del ingeniero principal, mientras que el equipo a su vez puede enviar informes de progreso a la gerencia.
Comunicación entre oficinas
La comunicación dentro de la oficina también ha experimentado cambios con la integración de TI. Si la gerencia necesita discutir un asunto en privado con un empleado, esta conversación se puede llevar a cabo a través de un mensajero instantáneo en lugar de llamar al empleado fuera de su estación de trabajo para una reunión. Los miembros de diferentes departamentos pueden realizar conferencias entre sí a través de videollamadas y llamadas de voz utilizando software de mensajería como Skype y otras herramientas de comunicación. Esto puede resultar especialmente útil cuando dos departamentos están separados físicamente por una distancia considerable.
Alcance
TI le da a la gerencia la capacidad de supervisar operaciones de escalas notables. Dependiendo de la posición del gerente dentro de la empresa y del tamaño de la empresa, TI permite que el personal interactúe entre sí en todo el mundo. Con la transmisión de datos de alta velocidad que permite la transmisión de archivos grandes en un orden relativamente corto, la TI permite a los gerentes y empleados coordinarse globalmente en cualquier cantidad de tareas. Las conferencias se pueden realizar con los jefes de varios departamentos en todo el mundo, sin incurrir en costosos gastos de viaje.
Consideraciones
Dependiendo del tamaño de su empresa y de los servicios requeridos, implementar un sistema de TI extenso puede ser una tarea costosa. Como resultado, las inversiones de esta escala requieren una planificación cuidadosa para garantizar que los costos no superen los beneficios. Tener acceso a los empleados durante casi 24 horas también debe gestionarse con cuidado para evitar el exceso de trabajo o la invasión de la privacidad. Además, con más líneas de comunicación disponibles, hay más posibilidades de intrusión por parte de piratas informáticos y otras personas malintencionadas. Esto significa que su seguridad debe evolucionar a la par con su infraestructura de TI.
